Avant de débuter un audit, une rencontre est organisée entre le Bureau d’audit interne (BAI), le responsable de la faculté et/ou de l’unité pour discuter des objectifs, de l’approche et du calendrier du mandat. Cette rencontre est l’occasion pour l’audité de communiquer les éventuels enjeux et contraintes, ainsi que de transmettre des informations et documents préliminaires sur le processus qui fera l’objet du mandat.

Durant la planification, s’ensuivent d’autres rencontres entre l’équipe auditée et le BAI pour que ce dernier puisse approfondir ses connaissances du processus et des risques. L’équipe auditée sera invitée à fournir divers documents, tels que : procédures/manuels/politiques, organigramme, rapports divers et diagramme de cheminement.

À la fin de cette étape, l’équipe auditée reçoit et révise le plan de mission qui reprend les informations collectées durant la planification, les risques identifiés, l’approche et la portée du mandat. Toute suggestion de modification au plan de mission doit être communiquée au BAI par l’audité.

Au cours de cette étape, le BAI effectue des procédures d’audit telles que l’analyse de documents, des rencontres avec l’équipe auditée, l’évaluation analytique des transactions, l'évaluation des étapes de cheminement du processus ainsi que l’inspection des actifs et des installations.

Au fur et à mesure de l’avancement, l’équipe auditée sera consultée pour valider les conclusions et résultats préliminaires ainsi que confirmer l'exactitude des observations.

Cette étape a comme objectif de réaliser les travaux établis dans le plan de mission. 

Suite à l’étape d’exécution, le BAI organise une rencontre avec l’équipe auditée ainsi que la direction de l’unité ou faculté auditée pour présenter les observations identifiées ainsi que les conclusions de l’audit.

Suite à cette rencontre, la direction de l’unité ou faculté auditée reçoit un rapport détaillé reprenant les observations et les recommandations du BAI. Il s’agit alors pour cette dernière de prendre connaissance du rapport et de fournir au BAI les plans d’action permettant de corriger les lacunes identifiées dans le rapport ainsi que les responsables de l’implantation et de l’échéancier.

Après réception des plans d'action, le BAI présente le rapport au comité d'audit et des finances.

Tous les trimestres, le BAI réalise un suivi des plans d’action qui arrivent à échéance. Les responsables de la mise en place des plans d’action communiquent le statut des plans d’action et fournissent les preuves justificatives demandées qui permettront au BAI de conclure sur la mise en place des plans d’action.

Il est important pour l’unité auditée de sauvegarder les preuves qui permettront au BAI de confirmer le statut des plans d’action. Bien que les preuves varient en fonction de la nature du plan d’action, voici quelques exemples de documents qui pourraient être demandés : rapport d’un système, procédure/manuel, preuve de revue ou d’autorisation de certaines transactions, minutes de rencontre, entre autres.

D’autre part, les plans d’action qui n'ont pas été implémentés tel que prévu sont reportés et seront évalués lors d’un prochain suivi.